La literatura es abundante sobre la administración del tiempo así como las consecuencias de su mala gestión. Compartiré una experiencia personal
Recuerdo que cuando comencé a trabajar en el año 1976 en una empresa de origen alemán, dentro del programa de inducción en el que participaban los recién ingresados, uno de los módulos se refería a la administración o uso del tiempo laboral.
Todavía hoy sigo aplicando aquella enseñanza tan singular y tan significativa para mi desarrollo profesional. Me permitiré compartir algunas de ellas:
- Puntualidad en cada compromiso asumido y, si es para participar de una reunión, mayor es el deber de puntualidad, pues afecta a más personas y en consecuencia la pérdida de tiempo será multiplicada por el número de participantes esperando su llegada.
- Uso del teléfono, siempre responder con el nombre y apellido, de ese modo quien llama no deberá preguntar ¿quién habla? Cuando tenemos más de un tema para hablar con nuestro interlocutor enunciarlo al comienzo de la conversación “tengo 3 temas para hablar contigo”. Así no se corre el riesgo de dilatarse en la llamada y por otro lado quien recibe el llamado sabe que hay 3 ítems o puntos para tratar.
- El teléfono siempre debe estar del lado opuesto a la mano que utilizamos para escribir, de modo que se pueda tomar nota si es necesario.
- Las visitas inesperadas, son una razón para el desperdicio del tiempo, nos distrae de lo que estamos haciendo y retomar no siempre es fácil de hacerlo. La recomendación era “no se siente ni invite a tomar asiento, atienda parado para que el visitante entienda que usted no lo puede atender.
- Si una visita se hace muy extensa, párese. No tendrá necesidad de ser descortés y el visitante comprenderá que el encuentro ha llegado a su fin.
- Mantener ordenado el escritorio o lugar de trabajo, con los elementos de trabajo a disposición de su alcance.
- Tener presente el famoso teorema de Vilfredo Pareto (1848-1923) El 80% de nuestros éxitos en el trabajo son consecuencia del 20% de la utilización de nuestro tiempo. Este concepto nos permite ordenar las prioridades y poder distinguir lo urgente de lo importante.
Estas han sido algunas de las enseñanzas que recibí en aquel proceso de inducción y que hoy continúo utilizando.
Respecto de las metodologías de trabajo que cada uno de nosotros transita o puede escoger para una mejor utilización del tiempo serán tratadas en otra columna que con sumo placer escribiré próximamente.
“LOS QUE DESAPROVECHAN MÁS SU TIEMPO SON LOS QUE MÁS SE QUEJAN DE SU FALTA DE TIEMPO” Jean La Bruyere (Siglo XVII).
El ejercicio de una buena administración del tiempo tiene como contrapartida situaciones que no dependen de nuestra decisión y que sin embargo afectan al buen uso de nuestro tiempo.
Me refiero al tiempo que desperdiciamos o mal gastamos respondiendo a las exigencias administrativas de sistemas burocráticos diseñados sin el menor grado de sentido común.
En estos días un empresario me comentaba que para poder comprar un vehículo de carga, además de completar los distintos formularios para la transferencia, debió presentar un certificado justificando la procedencia de los fondos para la compra, solicitud que gestionó el estudio contable y que requería de la certificación del colegio de contadores, para lo cual debió abonar elevados costos de sellados. Se preguntaba para qué sirven las presentaciones en la AFIP.
En definitiva, la transferencia le llevó 4 semanas hasta recibir la documentación que le permitiera transitar libremente. En ese lapso debió contratar servicios de terceros para poder cumplir con sus clientes. Tiempos y costos irracionales que la burocracia estatal no contempla.
Otro colega me compartió el tiempo que le consumió la compra de medicamentos en la farmacia. Además de la espera con su numerito en la mano, para cada receta que llevó le solicitaron el DNI, la credencial digital, el código de autorización y finalmente completar datos en la parte posterior de la receta con firma y aclaración. Cuando llegó a la caja nuevamente le fue solicitado el DNI. Con una enorme frustración me dijo “¿No es que estamos en la era de la digitalización?”.
A un cliente que importa insumos para la fabricación de sus productos, lo escuché con atención. Agotado, me compartió la cantidad de trámites y consultas que debe realizar para poder importar insumos que no se producen en el país. “Debí contratar una persona que solo se ocupa de esos trámites, mi impotencia es tal que estoy pensando seriamente en cerrar mi fábrica”, me dijo.
Cada vez que observo una fila de personas, sea a la puerta de un banco, de una dependencia pública o de un municipio comprendo dolorosamente nuestra improductividad. Argentina me duele…
Estos son solo unos pocos ejemplos de la utilización del tiempo sin sentido.
Alguna vez un periodista mexicano escribió:
“BUROCRACIA ES EL ARTE DE CONVERTIR LO FÁCIL EN DIFÍCIL POR MEDIO DE LO INÚTIL”
