El experto organizacional Elliott Jaques y su discípulo en la Argentina, el doctor Aldo Schlemenson, con quien tuve el honor de trabajar, han desarrollado el concepto de la Organización Requerida, el cual compartiré brevemente.
Según E. Jaques existe una estructura organizativa FORMAL, la documentada en los conocidos organigramas; una segunda, la SUPUESTA, la que los integrantes asumen que es como funciona esa organización; la REAL, que es cómo realmente funciona y se toman las decisiones, y la REQUERIDA o IDEAL y es sobre esta última donde deberíamos enfocar nuestros diseños, acciones y decisiones. Personalmente sumé una quinta, la organización POSIBLE.
Cuando planteo la organización POSIBLE estoy planteando que no existe la organización perfecta o ideal, incluso me atrevo a decir que el mejor de los organigramas no deja de ser un bello dibujo y un excelente motivo de consultoría.
Como bien formula el Dr. Malik, las modificaciones y cambios organizativos son comparables a las intervenciones quirúrgicas en un organismo vivo “pero sin anestesia”. En este sentido, los cirujanos se encuentran en una situación bastante más cómoda que la de los gestores, dado que a través de la anestesia pueden mantener al paciente quieto, al menos durante el tiempo que lleva la intervención. Esto no lo puede hacer un conductor; el paciente está perfectamente lúcido mientras percibe lo que se avecina reaccionando en consecuencia (miedos, falsas expectativas, insomnio…)
Los buenos cirujanos no practican una incisión sin necesidad. Solo si todos los demás medios no sirven, recurrirán al bisturí. Así es también como actúan los buenos gestores, no reorganizan nunca sin necesidad.
“PROCURANDO LO MEJOR ESTROPEAMOS A MENUDO LO QUE ESTA BIEN” William Shakespeare
Me permito afirmar que no existe la organización ideal, todas las organizaciones son imperfectas, conflictos de intereses personales y sectoriales, canales de comunicación insuficientes, solapamientos en las responsabilidades, costos de coordinación, entre otros factores avalan esta opinión. Tal vez podamos afirmar o pretender la organización menos mala y ésta estará determinada por la calidad de las personas, porque de lo que no tengo dudas es que el mejor organigrama sin los perfiles adecuados siempre funcionará mal y, por el contrario, cuando contamos con buenos colaboradores podremos superar los problemas de estructura.
El indicador más elocuente de una estructura organizativa mala es el número de niveles jerárquicos que contiene. No hace mucho tiempo tuve la oportunidad de participar en una organización con 11 niveles en su estructura, además de los conflictos intersectoriales, de comparaciones naturalmente insostenibles, de problemas de comunicación, de creación de “quintas“, el despilfarro de recursos era lamentablemente inexplicable.
Una condición que contribuye a construir estructuras menos malas es aquella que tiene el menor número de niveles y procura el camino más corto posible a las soluciones.
Sin dudas cuando las organizaciones tienen un solo fin es menos complejo diseñar las estructuras; en lo opuesto tenemos a las organizaciones con varios fines u objetivos e interdependientes entre sí, creando las complejas estructuras matriciales que requieren de un esfuerzo extraordinario para que sean eficientes. No obstante, muchas veces no existe otra alternativa y nuevamente la calidad y buena voluntad de las personas es la que determinará la eficiencia de esa organización.
Diseñar una estructura menos mala debe responder al siguiente planteo:
¿CÓMO DEBEMOS ORGANIZARNOS PARA QUE AQUELLO POR LO QUE NOS ELIGE EL CLIENTE SEA EL OBJETIVO DE NUESTRA GESTIÓN Y NO PUEDA DEJAR DE SERLO?
En este planteo suele aparecer otro problema: muchas veces la organización ¡¡¡no tiene en claro que espera el cliente de ella!!!, aun cuando en su declaración de Visión, Misión y Valores la Orientación al Cliente está en primer lugar.
Sin desmerecer a las gestiones municipales, todas sin excepción deberían asumir que están para prestar servicios a la comunidad; les invito a realizar un trámite y observen las estructuras y los procesos de gestión para evaluar si cumplen con ese fin…
Como bien definía Mario Benedetti
“LA PERFECCIÓN ES UNA PULIDA COLECCIÓN DE ERRORES”
