La metodología de trabajo tiene efectos no solo en el ámbito laboral, sino también, de manera directa, en otros aspectos de la vida privada. El estrés que se genera en la actividad profesional afecta la relación familiar y la salud personal, por destacar dos aspectos de los impactos que puede causar la presión en el trabajo.
“EL TRABAJO ES UNA INVASIÓN DE NUESTRA PRIVACIDAD”, sostenía Woody Allen.
Quienes han sido reconocidos por sus grandes logros en los distintos ámbitos en los que se desempeñaban, han tenido una determinada metodología de trabajo. En la medicina, la música, la investigación científica, en la innovación tecnológica, en el arte y en la gestión de cualquier tipo de organización o institución, han sostenido una rutina o metodología para realizar sus tareas con éxito.
Diferentes unos de otros, pero todos mantenían un sistema y una determinada disciplina que dependía del contexto y de las circunstancias individuales.
¿Cuáles son estas circunstancias? Solo algunos ejemplos:
- Tipo de actividad: no es lo mismo desempeñarse en un área de ventas que de producción o investigación y desarrollo, o administración o finanzas o servicios al cliente
- Nivel jerárquico: un aspecto que impacta en la metodología es si se tiene muchos o pocos colaboradores a cargo.
- Recursos disponibles: no es la misma situación si se cuenta con el apoyo de asistentes, de las últimas herramientas tecnológicas y sistemas operativos que quien no los tiene.
- Estructura organizativa: el ejemplo más contundente y complejo de resolver es cuando nos desempeñamos en una estructura matricial, respondiendo a más de una función jerárquica.
- Campo de actividad: no se trabaja del mismo modo en una empresa de logística que en una planta de producción o en un hospital.
- El jefe: pobre de aquel que tenga un jefe caótico; no tiene muchas posibilidades de mantener una metodología estable. Por el contrario, cuando se trabaja con un superior metódico y disciplinado nos ayuda y también nos obliga a ser metódicos y disciplinados.
Por todo ello, la metodología que se elija será la que mejor se adapte a estas circunstancias y contexto.
El Profesor Malik solía preguntar a los participantes de sus seminarios “¿cuántas horas tiene un año?”… La respuesta frecuente era el silencio.
Un año no bisiesto tiene 8760 horas. Si descontamos las 8 horas de descanso, nos quedan 5.800 horas para decidir qué hacer con ellas, un ejercicio que deberíamos realizar cada uno de nosotros, decisión trascendente. “Elegimos dirigir nuestro tiempo o decidimos que el tiempo nos dirija…”, y no es una utopía, ¡es una decisión!
Sugiero que esta tarea personal se asuma como un deber profesional: decidir qué hacemos con las 5.800 horas afectará directa e inexorablemente nuestra vida. Cuánto tiempo dedicaremos a la profesión, cuánto para nuestra familia, para nosotros mismos, (esparcimiento, hobbies, deportes, otros) y cuánto tiempo a nuestra actualización y adecuación a los nuevos conocimientos. El riesgo de no hacer esta tarea es desaprovechar o perder el tiempo ingenuamente.
En el mundo laboral, la mayor dificultad la tenemos en la cantidad de temas y cosas que recibimos, a veces importantes, a veces inútiles, otras de relativa trascendencia, en el mail, en las llamadas telefónicas, en el WhatsApp, en las reuniones, algunas necesarias, la mayoría evitables, por lo que es necesario encontrar un método que neutralice los efectos negativos de esa avalancha de situaciones y cosas.
Se puede inferir que cuando nos acostumbramos a tener un lugar de trabajo ordenado y limpio, nuestra eficacia será mayor, aunque las excepciones también se dan de directivos caóticos, desordenados, tapados de carpetas y papeles que mantienen una eficacia alta, pero insisto son las excepciones.
La primer pregunta que nos debemos hacer es “qué no tengo que seguir haciendo”, ya planteada en una columna anterior, luego preguntarme “qué debo resolver indefectiblemente yo mismo”, “qué pueden resolver otros”, “cuáles son las urgencias que necesariamente debo solucionar”. En definitiva, volvemos a nuestra capacidad de Delegación y de Saber distinguir entre Lo importante y Lo urgente.
Los medios de comunicación son otro desafío en nuestra metodología de trabajo, en particular el teléfono, no solo por las llamadas que podemos hacer o recibir, sino que también por los WhatsApp, mails, mensajes, redes sociales, entre otros canales de comunicación del pequeño e increíble aparato.
“O gobernamos el uso del teléfono o seremos esclavos del mismo”
Quedan pendientes otros elementos que hacen a la metodología de trabajo, el uso de la agenda, los archivos, los recordatorios, los temas pendientes de corto, mediano y largo plazo, los check-list , la estandarización de procesos, el rol de los/las asistentes, las relaciones internas y externas tan importantes para quienes desempeñan funciones de conducción. Una larga pero desafiante lista que nos ayudará a ser más eficaces y a sufrir menos el estrés laboral. Lo trataré en columnas futuras.
Para finalizar les comparto esta reflexión:
“EL TRABAJO ENDULZA SIEMPRE LA VIDA PERO LOS DULCES NO LE GUSTAN A TODO EL MUNDO” Victor Marie Hugo, poeta y novelista francés 1802-1885
