¿Qué harías si el día tuviera 25 horas y no 24? ¿Crees que llegarías a hacer todo tus pendientes? ¿O por más que dupliquen la cantidad de horas, seguirías igual? Capaz no es un tema de cantidad de cosas para hacer o de horas disponibles sino de saber ordenarlas para asignarles el tiempo correcto a cada una.
Así lo explica Thomas Oppong, fundador de AllTopStartups, en su artículo “How to Get More Work Done in a Week Than Most People Do in a Month” (Cómo lograr terminar más trabajo en una semana cuando a la mayoría de las personas les lleva un mes), donde resume de forma clara que lo importante no es cuánto trabajo tengas sino “saber qué hacer, cuando hacerlo y cómo tenerlo listo en el menor tiempo posible”.
Uno de los focos está en que solemos calificar de urgente a todo lo que tenemos que hacer y la urgencia termina generando que lo importante quedé sin atender.
La “urgencia” puede entonces convertirse en una distracción, es algo que nos desvía constantemente de aquello que realmente tenemos que realizar. Es un enemigo fatal de la eficiencia.
Siempre va a haber cosas que requieran una atención más rápida que el resto pero no todas califican en ese sentido. Tenemos que poder separar aquello que tiene que ser resuelto ya de aquello que puede esperar. Y lo que es más aún debemos focalizarnos en cómo atender a esto que se nos presenta como tan fundamental para resolver y de forma expeditiva. A veces, por sacar las cosas rápido, terminamos no buscando la mejor solución posible.
Oppong propone entonces que arranquemos con cuestionarnos todos los días las decisiones que tomamos sobre los asuntos a resolver. No demos por supuesto que algo es de extrema urgencia si realmente no analizamos primero si requería o no su rápida atención ya que sino terminaremos siendo distraídos del trabajo real que tenemos que hace: el importante.
A su vez, es fundamental que entandamos que “estar ocupado todo el tiempo” nos lleva muchas veces a ser ineficientes. Quizás nos la pasamos todo el día contestando email o atendiendo llamados que no terminan por aportar nada productivo, no agregamos valor haciendo esto.
Nuestro trabajo probablemente rendiría más si al momento de sentarnos a contestar estos pedidos lo hiciéramos buscando aportar algo y no de forma reactiva. Así lo explica Angie Morgan, coautora del libro Spark: How to Lead Yourself and Others to Greater Success (“La Chispa: como liderarte a vos misma y otros hacia un éxito mayor): “Puedes pasarte de 9 a 17 contestando correos electrónicos, pero eso no generara resultados o te moverá hacia objetivos más grandes. Cuando la gente dice “estoy muy ocupada” en verdad quiere decir “soy malo planificando” o “no sé cómo priorizar o delegar”.
No podemos hacer todo, eso está más que claro. Pero sí podemos con las horas que tenemos atender a aquello que más lo requiere y que mayores beneficios nos traerá. Una buena forma de arrancar es con la planificación diaria de nuestras tareas. Oppong lo resume en tres consejos básicos:
1. Antes de que termine el día, escribí tu lista de acciones que tenes que hacer mañana para acercarte a tus objetivos.
2. Cada mañana concéntrate en completar las tareas que anotaste ayer antes del mediodía.
3. Repetí y mejora todos los días.
Parecen simples consejos pero son por demás útiles. Quizás ya lo haces y tu día es eficiente. Quizás no y estás atrapado en este “estoy ocupado”. Como sea, puede ser una guía para no necesitar 25 horas sino 24 pero mejor utilizadas.
