Muchas veces solemos escuchar cómo hacemos para reducir “la grasa” de determinada organización o institución, sin embargo no forma parte de la rutina sistemática. La pregunta que nos debemos hacer es “QUÉ TIRAMOS A LA BASURA”, Si deseamos una organización dinámica, eficiente, innovadora, es imprescindible realizar esta tarea.
Marie Kondo, la escritora y consultora japonesa cuyo mayor éxito fue su libro la Magia del Orden expresa “La mejor manera de elegir que guardar y que desechar es tomar cada objeto y preguntarse ¿esto me hace feliz?”.
Propongo que esto mismo pero aplicado a las instituciones sea:
“La mejor manera de elegir qué mantener y qué desechar es tomar cada proceso o producto y preguntarse ¿qué valor agrega en mi organización?”
Les puedo asegurar que se sorprenderán de cuántos objetos o procesos son absolutamente innecesarios y que hacen a esa grasa de la que hablamos antes. La lista puede ser muy larga.
Como animales de costumbre que somos y que se transmite a las organizaciones, hacemos muchas cosas que en el tiempo se van acumulando y guardando sin tomar en cuenta qué valor agregan actualmente al fin de la institución.
En su gran mayoría fueron cosas útiles y necesarias en el momento en que se hicieron pero que hoy ya no agregan valor.
“EL QUESO ES GUSTOSO, PERO SI MUCHO, DAÑOSO”
Hace algunos años participé de un proyecto de optimización de procesos cuyo objetivo era reducir los tiempo de ejecución en un 50%, lo cual al inicio nos parecía un imposible a alcanzar pero, para sorpresa de todos, el resultado fue asombroso: en algunos casos, la reducción de los tiempos de ejecución fue de más del 100%.
Entre los factores de mayor impacto aparecían las demoras en las firmas de autorizaciones o toma de conocimiento, lo que en la jerga organizacional se denomina “cajonear” o “bandejear”. Es decir, guardar en un cajón del escritorio lo que se puede hacer rápidamente, demorando así todo el proceso de trabajo. Además del cajoneo, lo más importante fue descubrir que muchas de esas firmas o autorizaciones no eran necesarias, solo costumbres arraigadas.
Desde hace muchos años no tengo cajones ni bandejas en mi escritorio, con lo cual no tengo pendientes, pero aún más importante, no sufro el estrés de ser factor de demora.
Otros factores recurrentes de cosas inútiles son los archivos de papeles “por las dudas”. Se acumulan cajas de documentación que jamás serán utilizadas; sugiero que pregunten cuántas veces recurrieron a esos archivos para buscar un documento. Las respuestas son lapidarias: nunca o casi nunca. Por otro lado, en aquellos archivos que consideren necesarios, la tecnología permite su digitalización resolviendo dos elementos muy costosos, espacios y tiempos de búsqueda.
Respecto de la tecnología, los avances para reducir o eliminar procesos de gestión son extraordinarios y sin dudas han cambiado no solo los tiempos de ejecución sino, y tal vez lo más importante, las condiciones de trabajo para las personas. Sin embargo, no puedo dejar de mencionar que, con cierta frecuencia, las personas se enamoran de la tecnología y sus novedades, generando un efecto contrario al deseado, convirtiendo a las mismas en un fin y no en un medio. Se pasan muchas horas optimizando y actualizando procesos innecesarios que deberían eliminarse desde su inicio.
No quiero dejar de mencionar entre las cosas que se pueden desechar a reuniones que simplemente se hacen por costumbre, por una rutina no cuestionada, porque siempre se hicieron. El tiempo que insumen y su ineficacia son un problema permanente en la productividad de cualquier organización. En otra oportunidad nos referiremos al sentido y utilidad de las reuniones, no obstante propongo que se pregunten ¡¿cuál es el sentido de cada reunión en la que participen?! Se sorprenderán cuando descubran que no saben ¡porqué están!
Los líderes eficaces asumen la tarea del deshecho o el de tirar a la basura como una responsabilidad no negociable; saben de la importancia de la misma y la registran para por lo menos una vez al año llevarla a cabo.
“¿Cuántas cosas hacemos por costumbre, porque vienen de antes, porque las heredamos, porque simplemente no nos preguntamos qué valor agrega a nuestra situación actual, porque a los objetivos de la organización son intrascendentes?”
Imaginemos esta tarea en la Administración Pública…
Los invito a este ejercicio, realmente se sorprenderán.
“NO HACER NADA ES UN TRABAJO MUY DURO, NUNCA SABES CUÁNDO LO HAS ACABADO” - Del humorista Leslie Nielsen
